Auswahlprozesse

Wir bauen Auswahlverfahren, in denen jeder Schritt eine Frage beantwortet — und in denen vorher feststeht, wer entscheidet.

Das Problem

Die meisten Auswahlverfahren wurden nie entworfen. Sie sind gewachsen. Irgendwann kam ein zweites Gespräch dazu, dann eine Präsentation, weil ein Kandidat einmal enttäuscht hatte, später ein Test, den ein Bereichsleiter interessant fand. Niemand kann sagen, welcher Schritt welche Frage beantwortet.

Der teuerste Anteil daran ist das freie Gespräch. Es fühlt sich gut an: Man kommt ins Reden, man ist sich sicher. Die Sicherheit wächst dabei schneller als die Treffsicherheit. Dass strukturierte Interviews den unstrukturierten in der Vorhersage späterer Leistung überlegen sind, gehört zu den am besten belegten Befunden der Eignungsdiagnostik. Trotzdem wird überwiegend frei geredet, weil Struktur sich nach Misstrauen anfühlt.

Dazu kommt die Frage, wer eigentlich entscheidet. Oft ist sie nicht geklärt. Dann entscheidet der Termin: wer zuletzt gesprochen hat, wer am lautesten war, wer die Position im Haus hat.

Unser Vorgehen

Grundlage ist das Anforderungsprofil: Jede Anforderung wird genau einem Schritt zugeordnet, und jeder Schritt prüft das, was er am besten prüfen kann.

• Screening auf die Anforderungen, ohne die es nicht geht. Kurz, transparent, nicht verhandelbar.
• Strukturiertes Interview: gleiche Fragen für alle, entlang der Anforderungen, mit Nachfragen zu tatsächlichem Verhalten. Bewertung direkt im Anschluss — nicht am Abend aus der Erinnerung.
• Arbeitsprobe oder Fallübung, wo Verhalten sichtbar werden muss. Wer moderieren soll, moderiert.
• Diagnostische Verfahren nur dort, wo eine Anforderung anders nicht prüfbar ist — bei Führungsrollen etwa über eine Potenzialanalyse, bei hohen Bewerberzahlen früh im Prozess über ein gamebasiertes Assessment.

Dann legen wir die Reihenfolge fest. Aufwändige Schritte kommen nach den günstigen. Und wir klären vorab, wer bewertet, wer ein Veto hat und wer das letzte Wort spricht.

Die Bewertenden schulen wir. Ein strukturiertes Interview funktioniert nicht, weil ein Leitfaden existiert, sondern weil die Person am Tisch weiß, wie sie nachfragt, ohne zu suggerieren, und wie sie beobachtetes Verhalten von ihrem Eindruck trennt.

Anforderungen müssen sachlich an die Tätigkeit gebunden sein, Bewertungen dokumentiert und für alle nach demselben Maßstab getroffen. Wo Mitbestimmung greift oder personenbezogene Daten erhoben werden, binden wir Betriebsrat und Datenschutz früh ein. Die juristische Prüfung im Einzelfall liegt bei Ihrer Rechtsabteilung; das Verfahren so zu bauen, dass sie wenig zu beanstanden hat, liegt bei uns.

Ergebnis und Nutzen

Sie erhalten ein dokumentiertes Verfahren: Schritte, Reihenfolge, Verantwortlichkeiten, Interviewleitfäden mit Bewertungsankern, Bewertungsbögen und eine Entscheidungsregel, wie aus Einzelbewertungen ein Ergebnis wird.

Der erste Nutzen ist Treffsicherheit. Sie entscheiden auf Basis dessen, was Sie beobachtet haben, nicht auf Basis dessen, woran Sie sich erinnern.

Der zweite ist Tempo. Verfahren werden selten schneller, wenn man Schritte streicht — sie werden schneller, wenn klar ist, wer wann entscheidet.

Der dritte ist Belastbarkeit. Eine Absage lässt sich begründen. Und wenn eine Besetzung nicht funktioniert, können Sie nachvollziehen, an welcher Stelle die Einschätzung danebenlag. Nach einem freien Gespräch geht das nicht.

Für wen geeignet

Lohnt sich, wenn Sie eine Rollenfamilie regelmäßig besetzen, wenn mehrere Personen mitentscheiden, wenn eine Fehlbesetzung teuer wird oder wenn Ihre Bewerberzahlen so hoch sind, dass die Vorauswahl zum Nadelöhr wird.

Nicht geeignet, wenn Sie ein einzelnes Verfahren für eine einmalige Position kurzfristig durchziehen müssen — der Entwurf dauert dann länger als die Besetzung selbst. Ebenfalls nicht, wenn im Haus Einigkeit darüber besteht, dass das Bauchgefühl der Führungskraft ausreicht. Ein Verfahren, das niemand anwenden will, ändert nichts an der Entscheidung, nur an der Dokumentation.

Häufige Fragen

Was macht ein Interview strukturiert?

Alle Kandidatinnen und Kandidaten bekommen dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, abgeleitet aus dem Anforderungsprofil, und die Bewertung erfolgt unmittelbar danach anhand vorher festgelegter Verhaltensanker. Nachfragen sind ausdrücklich erlaubt — der Rahmen bleibt für alle gleich.

Wirkt ein strukturiertes Verfahren auf Bewerbende nicht kalt?

Das ist die häufigste Sorge, und sie bestätigt sich selten. Als kalt wird nicht die Struktur erlebt, sondern die fehlende Erklärung. Wenn Sie zu Beginn sagen, warum Sie so vorgehen, erleben die meisten ein strukturiertes Verfahren als fairer: Sie bekommen dieselbe Chance wie alle anderen.

Wie lange dauert es, ein Verfahren neu aufzusetzen?

Für eine Rollenfamilie rechnen Sie mit vier bis sechs Wochen, dazu ein Schulungstag je Gremium. Danach läuft es ohne uns — die Materialien gehören Ihnen, und die Bewertenden sind eingearbeitet.

Passt dazu

• HR Consulting
• Anforderungsprofile
• Gamebased Assessment
• Potenzialanalysen