Anforderungsprofile

Wir beschreiben, was eine Rolle wirklich verlangt — in beobachtbarem Verhalten statt in Schlagworten.

Das Problem

Anforderungsprofile entstehen meist durch Kopieren. Die letzte Ausschreibung für eine ähnliche Stelle wird geöffnet, Titel und Abteilung werden getauscht, der Rest bleibt stehen. Heraus kommt eine Wunschliste: Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität, Teamfähigkeit, Belastbarkeit. Das sind keine Anforderungen, das sind Sammelbegriffe.

Der Schaden zeigt sich erst im Verfahren. Sitzen drei Personen im Auswahlgespräch und steht "Kommunikationsstärke" im Profil, bewerten alle drei etwas anderes: die eine achtet auf Redeanteil, der zweite auf Klarheit, die dritte auf Zuhören. Die Diskussion danach dreht sich um Eindrücke statt um Beobachtungen. Am Ende entscheidet, wer sich durchsetzt oder wer der Person ähnlicher ist.

Dazu kommt: Wer alles fordert, priorisiert nichts. Ein Profil mit vierzehn Anforderungen sagt dem Markt und dem Gremium nicht, worauf es ankommt. Es sagt nur, dass niemand darüber nachgedacht hat, was die Rolle tatsächlich verlangt.

Unser Vorgehen

Wir beginnen bei der Arbeit, nicht bei der Ausschreibung. In Interviews mit Stelleninhabenden, der Führungskraft und ein bis zwei Schnittstellen klären wir, welche Aufgaben die Rolle wirklich ausmachen und welche Situationen darin regelmäßig schwierig sind. Wir fragen nach konkreten Vorfällen: Was ist zuletzt schiefgegangen, und woran lag es?

Aus diesen Situationen leiten wir Anforderungen ab und übersetzen jede in beobachtbares Verhalten. Aus "Kommunikationsstärke" wird dann zum Beispiel: erklärt technische Sachverhalte so, dass eine fachfremde Person danach entscheiden kann.

Anschließend priorisieren wir und trennen dabei:

• Muss-Anforderungen, ohne die die Rolle nicht funktioniert und die zum Einstieg vorliegen müssen.
• Kann-Anforderungen, die nützlich sind, sich aber in wenigen Monaten aufbauen lassen.
• Ausschlusskriterien, die selten sind und deshalb ausdrücklich benannt gehören.

Am Ende stehen sechs bis acht Anforderungen, nicht vierzehn. Für jede halten wir fest, woran sie erkennbar ist und in welchem Schritt des Verfahrens sie geprüft wird — Interview, Arbeitsprobe oder Potenzialanalyse. Anforderungen, für die kein Prüfschritt existiert, streichen wir. Sie kosten nur Platz.

Wo Mitbestimmung greift, beziehen wir den Betriebsrat früh ein. Auch die Frage, welche Anforderungen sachlich an die Tätigkeit gebunden sind, klären wir an dieser Stelle und nicht erst, wenn eine Absage begründet werden muss.

Ergebnis und Nutzen

Sie erhalten ein Dokument von zwei bis drei Seiten: die Anforderungen, ihre Verhaltensanker, die Priorisierung und die Zuordnung zum Auswahlschritt. Das ist kein Repräsentationstext, sondern ein Arbeitsmittel. Es liegt im Interview auf dem Tisch.

Der erste Nutzen ist Vergleichbarkeit. Alle Beteiligten bewerten dieselben Anforderungen anhand derselben Anker. Die Diskussion nach dem Gespräch handelt von Beobachtungen, nicht von Sympathie.

Der zweite Nutzen ist Begründbarkeit. Eine Absage lässt sich an der Rolle festmachen, nicht an der Person. Und dieselbe Grundlage trägt weiter — in die Ausschreibung, in die Probezeitgespräche, in die Entwicklungsplanung.

Für wen geeignet

Ein Anforderungsprofil lohnt sich, wenn eine Rolle neu entsteht, sich deutlich verändert hat oder mehrfach besetzt wird — dann trägt der Aufwand über viele Verfahren. Ebenso vor jedem Verfahren, in dem mehrere Personen mitentscheiden, und immer dann, wenn die letzte Besetzung nicht funktioniert hat und niemand genau sagen kann, warum.

Als Einzelmaßnahme ist es die falsche Wahl, wenn Sie ohnehin ein Kompetenzmodell einführen wollen. Dann sollten Rolle und Modell zusammen gedacht werden, sonst arbeiten Sie zweimal. Und für eine einmalige Besetzung mit klar umrissenem Fachprofil, über die eine Führungskraft allein entscheidet, ist der Aufwand zu hoch. Dort genügt ein sauber strukturiertes Interview.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Erstellung eines Anforderungsprofils?

Für eine Rolle rechnen Sie mit zwei bis drei Wochen. Auf Ihrer Seite: drei bis fünf Interviews von je etwa 60 Minuten und ein Workshop von rund drei Stunden zur Priorisierung. Für weitere Rollen derselben Familie geht es danach deutlich schneller.

Wir haben Stellenbeschreibungen. Reicht das nicht?

Eine Stellenbeschreibung sagt, welche Aufgaben zur Stelle gehören und wo sie organisatorisch hängt. Ein Anforderungsprofil sagt, was eine Person können muss, um diese Aufgaben zu bewältigen, und woran Sie das im Verfahren erkennen. Das eine beschreibt die Stelle, das andere ist ein Maßstab für Personen.

Wie viele Anforderungen gehören in ein Profil?

Sechs bis acht. Wer mehr aufnimmt, priorisiert nicht, sondern sammelt: Im Gespräch bleibt für die einzelne Anforderung zu wenig Zeit, und am Ende bewertet jeder das, was ihm im Gedächtnis geblieben ist.

Passt dazu

• HR Consulting
• Kompetenzmodelle
• Auswahlprozesse
• Potenzialanalysen